Uma boa organização começa pelos papéis

Embora as empresas estejam cada vez mais digitalizadas, ainda há tipos de documentos que precisam ser impressos e arquivados. Por isso, manter a organização destes itens é imprescindível, para garantir que no momento em que forem necessários, sejam fáceis de localizar.

Confira algumas dicas de como tornar essa organização eficiente:

1. Entenda a papelada: quem ficará responsável pela organização desta papelada deverá entender sobre o que ela trata e a importância destes papéis. Uma ideia para facilitar este processo é buscar realizar essa revisão por departamento da empresa, para evitar que na filtragem a eliminação de papéis importantes aconteça.
2. Elimine papéis inúteis: ao revisar a papelada da empresa, provavelmente serão encontrados papéis inúteis e que devem ser descartados. Guardar papéis desnecessários é como voltar à estaca zero, visto que haverá acúmulo de material e não sobrará ou ficará muito pouco espaço para arquivos de 2022 e os anos subsequentes. 
3. Categorias e ordem alfabética: prefira manter os arquivos dispostos de maneira vertical, para abrir mais espaço. Crie categorias para estes documentos, assim, quando necessário encontrar algo específico, ficará mais fácil. Manter os arquivos em ordem alfabética também ajuda na localização.
4. Cores para departamentos: uma maneira prática e fácil de visualizar é destinar uma cor de arquivo para cada departamento da sua empresa. Por exemplo: documentos ligados ao Financeiro podem ficar em uma pasta preta, RH no azul, Marketing na vermelha e assim por diante. Então, além de um padrão de categorias e ordem alfabética, as cores irão ajudar na distribuição. 
5. Crie hábitos: antes de colocar um papel em uma pasta, avalie a necessidade de arquivá-lo. Vale ainda criar uma pasta de pré-arquivo, que deve ser avaliada com frequência, para que os itens colocados nela tenham como destino as pastas corretas.